Wiedza jest. Problemem jest jej znalezienie
W większości firm, które oglądaliśmy, odpowiedź na pytanie pracownika istniała w dokumencie sprzed dwóch lat.
Wyszukiwarka po słowach kluczowych jej nie znajdowała, bo dokument nazywał to samo inaczej.
Dla kogo
- Organizacje z dużą wiedzą wewnętrzną rozproszoną po dyskach i systemach
- Zespoły, w których wdrożenie nowej osoby polega na pytaniu kolegów
- Firmy prowadzące projekty, w których to samo rozwiązywano już wcześniej
Co wchodzi w zakres
- Indeksowanie tego, co macie
Dokumenty, procedury, oferty, notatki i zgłoszenia z systemów, których już używacie.
Więcej
Bez przenoszenia wszystkiego do nowego narzędzia — bo migracja wiedzy do kolejnego miejsca to najczęstsza przyczyna, dla której takie projekty umierają.
- Wyszukiwanie po znaczeniu
Pytanie zadane własnymi słowami znajduje dokument, który używa innej terminologii.
Więcej
To jest różnica między „nie ma" a „jest, tylko nazywa się inaczej".
- Uprawnienia respektowane w wynikach
Wyszukiwarka nie może pokazać komuś dokumentu, do którego nie ma dostępu.
Więcej
To brzmi oczywiście i jest najczęściej pomijanym wymaganiem w tego typu wdrożeniach.
- Odpowiedź ze wskazaniem źródła
Podsumowanie z linkiem do dokumentu, z którego pochodzi.
Więcej
Pracownik musi móc sprawdzić — inaczej narzędzie jest tylko szybszym sposobem na uzyskanie niepewnej odpowiedzi.
Szerzej
Jak to sprawdzić przed projektem
Zbierzcie dziesięć pytań, które w ostatnim miesiącu ktoś zadał na firmowym czacie zamiast szukać samodzielnie. Jeśli odpowiedzi na nie istnieją w dokumentach — projekt ma sens i da się go zmierzyć.
Czego nie obiecujemy
Nie obiecujemy, że narzędzie uporządkuje bałagan w dokumentacji. Wyszukiwanie semantyczne łagodzi skutki rozproszenia, ale sprzeczne procedury pozostaną sprzeczne — tyle że teraz łatwiej będzie to zauważyć.
Pytania o ten zakres
Czy nasze dokumenty trafią do zewnętrznego modelu?
To jest pierwsza rzecz, którą ustalamy, i jest kilka wariantów: model uruchomiony w Waszej infrastrukturze, dostawca z umową o niewykorzystywaniu danych do treningu, albo architektura, w której model widzi tylko fragment potrzebny do odpowiedzi. Wybór zależy od tego, jak wrażliwa jest treść.
Ile dokumentów trzeba, żeby to miało sens?
Nie ilość decyduje, tylko rozproszenie i to, jak często ktoś czegoś szuka. Przy pięciuset dokumentach w jednym, dobrze nazwanym katalogu zwykła wyszukiwarka wystarczy — i tak wtedy powiemy.
Czy to samo aktualizuje się przy nowych dokumentach?
Tak, indeks odświeża się automatycznie. Warto natomiast wiedzieć, że wyszukiwarka odtworzy również dokumenty nieaktualne — dlatego przy wdrożeniu zwykle wychodzi potrzeba oznaczenia, co jeszcze obowiązuje.
Usługa nadrzędna i pokrewne zakresy
Masz pomysł? Porozmawiajmy.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Odpowiadamy w jeden dzień roboczy.