Akceptacja przestaje być łańcuchem maili
Obieg oparty na mailu nie ma jednej wady — ma trzy: nie widać, gdzie utknął dokument, nie ma śladu decyzji, a urlop akceptującego zatrzymuje wszystko.
Dla kogo
- Firmy akceptujące faktury kosztowe przez przekazywanie maili
- Organizacje, w których nie wiadomo, u kogo leży dokument
- Zespoły finansowe szukające potwierdzenia akceptacji sprzed pół roku
Co wchodzi w zakres
- Ścieżki akceptacji z regułami
Kto akceptuje, do jakiej kwoty i w jakiej kolejności — zapisane w systemie zamiast w zwyczaju.
Więcej
Reguła obsługuje też przypadki, o których wszyscy wiedzą, ale nikt ich nie spisał.
- Zastępstwa i terminy
Nieobecność nie zatrzymuje obiegu, a dokument leżący za długo sam się przypomina.
Więcej
To jest zwykle pierwsza rzecz, którą widać po wdrożeniu.
- Pełny ślad decyzji
Kto, kiedy i co zaakceptował, razem z wersją dokumentu z tego momentu.
Więcej
Odtworzenie sprawy sprzed roku przestaje być archeologią w skrzynce.
- Wpięcie w system księgowy
Zaakceptowany dokument trafia dalej automatycznie.
Więcej
Bez tego obieg jest tylko ładniejszą skrzynką i ktoś nadal przepisuje dane.
Szerzej
Gdzie zwykle jest opór
U osób, które dziś akceptują szybko, bo robią to jednym kliknięciem w mailu. Jeśli nowy obieg wymaga logowania i trzech ekranów, akceptacje zwolnią, a system dostanie opinię, z której się nie podniesie. Ten jeden szczegół decyduje o powodzeniu wdrożenia częściej niż cała reszta zakresu.
Od czego zaczynamy
Od spisania reguł, które dziś istnieją tylko w zwyczaju: kto może zaakceptować do jakiej kwoty i co się dzieje przy nieobecności. To bywa najtrudniejsza część projektu i zwykle nie jest techniczna.
Pytania o ten zakres
Czy to to samo co system DMS?
Nie do końca. DMS przechowuje dokumenty, obieg zajmuje się tym, co się z nimi dzieje — kto ma zdecydować i co się stanie, gdy nie zdecyduje. Jeśli macie już DMS, zwykle budujemy warstwę obiegu obok niego.
Czy da się wdrożyć tylko dla faktur kosztowych?
Tak i zwykle od tego zaczynamy. To najbardziej policzalny proces w firmie: liczba dokumentów i czas akceptacji są znane, więc efekt daje się zmierzyć bez sporów.
Co z podpisem elektronicznym?
Do akceptacji wewnętrznej zwykle wystarczy uwierzytelniony ślad w systemie. Kwalifikowany podpis wchodzi tam, gdzie wymaga tego prawo albo druga strona — i wtedy jest osobną integracją, którą wyceniamy oddzielnie.
Usługa nadrzędna i pokrewne zakresy
Masz pomysł? Porozmawiajmy.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Odpowiadamy w jeden dzień roboczy.