KSeF wpięty w obieg, który już u Was działa
Problemem rzadko jest samo wysłanie faktury do KSeF.
Problemem jest to, co się dzieje, gdy dokument zostanie odrzucony, gdy system jest niedostępny i gdy faktury powstają w trzech miejscach naraz.
Dla kogo
- Firmy wystawiające faktury z własnego systemu sprzedażowego lub ERP
- Sklepy i hurtownie generujące dokumenty w kilku kanałach
- Organizacje, których dostawca oprogramowania nie zapewnia integracji
Co wchodzi w zakres
- Uwierzytelnianie i uprawnienia
Podpisanie i utrzymanie dostępu, zarządzanie tokenami i uprawnieniami dla osób oraz systemów.
Więcej
To jest miejsce, w którym najczęściej wykłada się wdrożenie zrobione naprędce.
- Wystawianie i walidacja przed wysyłką
Kontrola struktury dokumentu po Waszej stronie, zanim trafi do KSeF.
Więcej
Odrzucenie wychwycone lokalnie kosztuje sekundy; wychwycone po fakcie — korektę i telefon do klienta.
- Obsługa odrzuceń i ponowień
Kolejka z automatycznym ponawianiem, jasnym statusem dokumentu i miejscem, w którym księgowość widzi, co utknęło i dlaczego.
- UPO, archiwizacja i tryb awaryjny
Pobieranie i przechowywanie urzędowego poświadczenia odbioru oraz obsługa sytuacji, w której system jest niedostępny.
Więcej
Tryb awaryjny to nie teoretyczny wymóg — to procedura, którą trzeba mieć przygotowaną.
Szerzej
Dlaczego to nie jest „tylko wysłanie XML-a"
Bo integracja z systemem publicznym to przede wszystkim obsługa jego niedostępności i jego odmów. Wysłanie dokumentu w scenariuszu pozytywnym jest najmniejszą częścią pracy — i najczęstszą przyczyną niedoszacowania takiego projektu.
Co zostawiamy po sobie
Dokumentację procedury awaryjnej i testy, które da się uruchomić po każdej zmianie w Waszym systemie sprzedażowym. Przy obowiązku ustawowym to nie jest dodatek — to jedyny sposób, żeby zmiana gdzie indziej nie wyłączyła fakturowania.
Pytania o ten zakres
Nasz dostawca oprogramowania mówi, że doda KSeF. Czy potrzebujecie nam być?
Jeśli doda i obsłuży odrzucenia, UPO oraz tryb awaryjny — nie. Warto zapytać go wprost właśnie o te trzy rzeczy: to one odróżniają integrację działającą od takiej, która działa do pierwszego błędu.
Wystawiamy faktury w kilku systemach. Czy to problem?
To jest główny czynnik kosztu przy tych wdrożeniach. Każde źródło dokumentów musi mieć spójny numerator i wspólny status w KSeF, inaczej księgowość dostaje trzy prawdy zamiast jednej.
Ile to trwa?
Przy jednym źródle dokumentów i dostępnym API — zwykle kilka tygodni z testami na środowisku testowym. Przy kilku źródłach zakres ustala warsztat, bo zaczyna dominować obieg, a nie sama integracja.
Usługa nadrzędna i pokrewne zakresy
Masz pomysł? Porozmawiajmy.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Odpowiadamy w jeden dzień roboczy.