Dedykowany ERP czy gotowy system — jak wybrać

Odpowiedź brzmi: w większości przypadków gotowy. Warto zacząć od tego, bo w tekście napisanym przez firmę budującą dedykowane systemy można spodziewać się przeciwnej tezy.

Gotowy ERP wygrywa, gdy Twój proces jest podobny do procesu innych firm w branży, a budżet jest ograniczony. Licencja plus wdrożenie są wtedy tańsze od budowy, a ryzyko mniejsze. Dedykowany system ma sens w węższym zbiorze sytuacji — i o tym, jak rozpoznać, że jesteś w tym zbiorze, jest ten tekst.

Cztery pytania rozstrzygające

1. Czy Twój proces jest źródłem przewagi?

Jeśli firma zarabia dlatego, że robi coś inaczej niż konkurencja, to spłaszczenie tego „inaczej" do standardowego modułu kosztuje więcej niż licencja. Jeśli natomiast proces jest standardowy i przewaga leży gdzie indziej — w relacjach, cenie, lokalizacji — gotowy system jest właściwym wyborem.

2. Ile kosztuje dopasowanie gotowego systemu?

To pytanie rozstrzyga najczęściej. Poproś dostawcę o wycenę modyfikacji, których potrzebujesz. Jeśli suma licencji, wdrożenia i modyfikacji zbliża się do kosztu budowy własnego systemu, wybór przestaje być oczywisty — bo za te same pieniądze dostajesz albo system dopasowany w 80%, albo w 100%.

3. Ilu masz użytkowników?

Licencja liczona per użytkownik zmienia rachunek w czasie. Przy dwudziestu osobach różnica jest nieistotna. Przy dwustu, w perspektywie pięciu lat, potrafi przekroczyć koszt budowy własnego systemu.

4. Jak bardzo proces będzie się zmieniał?

Firma w stabilnej branży, robiąca to samo od dekady, dobrze wpasuje się w gotowy system. Firma zmieniająca model biznesowy co dwa lata będzie w nim walczyć z ograniczeniami, których nie da się obejść inaczej niż przez dostawcę.

Rachunek pięcioletni

Porównanie samego kosztu wdrożenia wprowadza w błąd. Poniżej przykład dla firmy produkcyjnej ze 120 użytkownikami. Liczby są ilustracyjne — służą pokazaniu struktury kosztów, nie są ofertą.

Wniosek nie brzmi „dedykowany jest tańszy". Brzmi: przy tej skali koszty się wyrównują, więc decyzja powinna zapaść na innej podstawie niż cena. Przy trzydziestu użytkownikach ta sama tabela wygląda zupełnie inaczej i gotowy system wygrywa bezdyskusyjnie.

Sygnały, że gotowy system przestał pasować

• Zespół prowadzi „prawdziwe" dane w arkuszu obok systemu.
• Kluczowy raport powstaje przez eksport do Excela i ręczne sklejanie.
• Każda zmiana w procesie wymaga zgłoszenia do dostawcy i czeka kwartały.
• Płacisz za moduły, których nikt nie włączył.
• Nowa osoba uczy się nie tyle systemu, co listy obejść, które zespół wymyślił.

Jeden z tych sygnałów to normalne tarcie. Trzy lub więcej oznaczają, że koszt niedopasowania przekroczył koszt zmiany.

Trzecia droga, o której się rzadko mówi

Wybór nie jest binarny. Częstym i niedocenianym rozwiązaniem jest zostawienie gotowego ERP jako rdzenia finansowo-księgowego i dobudowanie własnych modułów tam, gdzie firma jest nietypowa.

Księgowość, kadry i płace to obszary regulowane, w których własna implementacja jest wydatkiem bez zwrotu — przepisy zmieniają się co roku i ktoś musi za tym nadążać. Za to moduł produkcyjny albo obsługa specyficznego kanału sprzedaży to dokładnie te miejsca, gdzie dopasowanie się opłaca.

Warunkiem jest ERP z sensownym API. Jeśli go nie ma, ta droga jest zamknięta — i to jest ważne kryterium przy wyborze gotowego systemu, o które mało kto pyta przed podpisaniem umowy.

Czego nie brać pod uwagę przy decyzji

Tego, że „wszyscy w branży mają X". Twoi konkurenci podejmowali tę decyzję przy innej skali, w innym roku i z innym procesem.

Prezentacji sprzedażowej. Każdy system wygląda dobrze na demie przygotowanym przez dostawcę. Poproś o dostęp do środowiska testowego i przepuść przez nie własny, realny przypadek — najlepiej ten najbardziej nietypowy.

Obietnicy „to się skonfiguruje". Zapytaj, kto to skonfiguruje, ile to potrwa i ile kosztuje dzień pracy konsultanta. Odpowiedzi bywają zaskakujące.

Jak podjąć tę decyzję rzetelnie

Zrób dwie rzeczy, zanim wybierzesz.

Po pierwsze: spisz swój proces takim, jaki jest, razem z obejściami, które zespół wymyślił. Te obejścia to informacja o tym, czego brakowało w poprzednim narzędziu — i najlepszy materiał do testowania kandydatów.

Po drugie: poproś obu typów dostawców o wycenę tego samego, spisanego zakresu. Dopóki jeden wycenia licencję, a drugi budowę, oferty nie są porównywalne.

Dopiero mając te dwie rzeczy, rozmowa o „dedykowany czy gotowy" przestaje być kwestią przekonań, a staje się rachunkiem.